PERANCANGAN DATA WAREHOUSE PENJUALAN UNTUK MENDUKUNG KEBUTUHAN
INFORMASI EKSEKUTIF CEMERLANG SKIN CARE
Profil Perusahaan
Cemerlang Skin Care merupakan sebuah
klinik yang bergerak di bidang spesialis kulit. Sejak pertengahan tahun 2000,
perusahaan ini membangun cabang dan jaringan klinik di kota-kota besar di
Indonesia. Karena perusahaan mempunyai banyak cabang yang tersebar dan dimana
tiap cabang mengembangkan database yang disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing, mengakibatkan data perusahaan sulit untuk diolah menjadi satu
kesatuan informasi.
Proses Bisnis
Pasien di perusahaan ini terdapat empat jenis.
Jenis pasien pertama adalah pasien yang datang untuk konsultasi/tindakan
misalnya konsultasi masalah jerawat dan sebagainya. Pasien jenis ini harus
melakukan registrasi terlebih dahulu dengan mengisi form pendaftaran setelah
itu data pasien tersebut akan dimasukan ke dalam database oleh bagian patient
service (registration). Kemudian pasien akan mendapat nomor atrian untuk ke
ruang dokter. Setelah di ruang dokter, pasien konsultasi masalah kulit dan akan
diberikan resep oleh dokter tersebut. Obat tersebut ditebus di apotik Erha, dan
pasien juga ditawarkan berbagai layanan yang berhubungan dengan penyembuhan
masalah kulit. Segala layanan dan obat dibayar di kasir. Pasien jenis ini dapat
membuat janji terlebih dahulu dengan memberitahukan hari dan dokter siapa yang ingin
ditemui. Jika pada hari tersebut dokter yang diminta berhalangan hadir, maka
akan diberitahukan kepada pasien dan akan melakukan konfirmasi lagi apakah
pasien ingin mengganti dokter atau janji dibatalkan. Jenis pasien kedua adalah
pasien yang datang hanya untuk membeli obat. Pasien datang ke Erha dan
mengambil nomor antrian untuk mengambil obat dan pembayaran di kasir. Ketika
dipanggil, pasien cukup menunjukan kartu pasien dan resep yang mau ditebus dan
kemudian membayar obat tersebut. Pasien dapat meretur barang yang telah
dibelinya pada hari yang sama. Jenis pasien ketiga adalah pasien delivery.
Pasien ini melakukan pembelian obat dengan
menghubungi Erha melalui telepon, kemudian pesanan akan diantar besoknya.
Pasien yang dapat melakukan pesanan tersebut dengan syarat: pasien telah
terdaftar sebagai pasien delivery, mempunyai kartu pasien dan memenuhi minimal
pembelian obat. Jenis pasien keempat adalah pasien VIP. Pasien dapat menjadi
pasien VIP dengan mendaftar sebagai pasien VIP, keistimewaannya adalah
mendapatkan diskon. Yang menentukan besarnya diskon adalah pemilik perusahaan
langsung, dengan begitu tiap pasien bisa mendapatkan diskon yang berbeda-beda.
Ada 2 jenis pasien VIP yaitu pasien yang
mendapatkan diskon dan pasien yang mendapatkan high-class service. Untuk yang
pasien yang mendapatkan diskon biasanya adalah kerabat dari pemilik perusahaan,
tetapi pasien yang mendapatkan high-class service biasanya adalah pasien yang
ingin didahulukan dengan membayar lebih mahal. Ada pula beberapa jenis terapi
yang dikelompokan berdasarkan diagnosa dokter waktu konsultasi yang menentukan
jenis terapi apa yang harus diambil pasien.
Analisis Kebutuhan
Informasi Penentuan data dan informasi dalam data warehouse adalah suatu proses
yang sangat penting karena menyangkut hasil laporan yang akan disajikan kepada
para eksekutif. Hasil laporan tersebut harus akurat dan mudah dimengerti karena
akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan.
Setelah melakukan analisis terhadap proses
bisnis dan database pada Cemerlang Skin Care, maka data dan informasi yang
dibutuhkan oleh para eksekutif adalah sebagai berikut :
• Laporan mengenai bagian penjualan mencakup jumlah terapi yang
dilakukan, jumlah barang yang terjual, jumlah pasien, jumlah retur penjualan,
jumlah penjualan, total retur dan total penjualan per periode waktu tertentu
yang dapat dilihat per terapi, per item, per dokter, per pasien, dan per
cabang.
• Laporan mengenai bagian pembelian mencakup jumlah barang yang
dibeli dari pemasok, jumlah retur pembelian, total pembelian, dan total retur
pembelian per periode waktu tertentu yang dapat dilihat per item, per supplier,
dan per cabang.
• Laporan mengenai bagian persediaan mencakup jumlah barang yang
masuk ke dalam gudang, jumlah barang yang keluar dari gudang, rata-rata rentang
waktu pemesanan hingga sampainya barang ke gudang per periode waktu tertentu
yang dapat dilihat per item dan per cabang.
Arsitektur Data warehouse Dalam perancangan
data warehouse ini, arsitektur yang digunakan adalah arsitektur
data warehouse dengan menggunakan staging area. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada gambar 4 dibawah ini. Dimana data warehouse yang dirancang, akan
dimulai dari pengumpulan data di tingkat operational yang biasa disebut dengan
OLTP. Data operational yang dikumpulkan berupa data-data perawatan dari pasien
dan penjualan obat-obatan serta kosmetik dari seluruh cabang dikumpulkan di
pusat. Setelah data-data dari cabang terkumpul, maka proses akan dijalankan
dengan cara di tampung terlebih dahulu di staging area. Setelah data masuk
dalam staging area, data akan dibersihkan, di integrasikan serta di
standarisasikan, baru setelah itu di loading ke data warehouse . Setelah masuk
ke data warehouse , data dikelompokkan kedalam data mart sesuai dengan fungsi-
fungsi yang akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh user.
Rancangan Arsitektur Data warehouse
Rancangan Data
warehouse Dalam membuat data warehouse diperlukan beberapa tahap untuk membuat
perancangan data warehouse menjadi teratur. Tahap-tahap perancangan data
warehouse yang digunakan pada penulisan ini adalah 9 tahap metodologi
(nine-step methodology), yaitu:
• Memilih Proses (Choosing the process) Proses (fungsi) mengacu
pada subjek masalah dari data mart tertentu. Data mart yang akan dibangun harus
sesuai anggaran dan dapat menjawab masalah-masalah bisnis yang penting.
Proses dari Cemerlang Skin Care yang digunakan untuk merancang
data warehouse adalah proses penjualan. Proses penjualan pada Cemerlang Skin
Care yang dimaksud adalah proses penjualan produk dan jasa kepada customer
maupun pengembalian produk baik karena produk rusak maupun salah. Produk yang
dijual seperti obat jerawat, obat kulit, dan jasa yang diberikan seperti
konsultasi masalah kulit. Dokumen yang ada meliputi: faktur penjualan
terapi, faktur penjualan obat, retur penjualan, form registrasi. Data yang ada
meliputi: pasien, item, medis, terapi, registrasi, transaksi retur penjualan,
transaksi penjualan delivery, transaksi konsultasi, transaksi penjualan
obat.
Infraksruktur yang
dipakai
Star Schema (Skema Bintang) dan Metadata Pada perancangan ini, bentuk
skema yang dipilih adalah skema bintang, karena skema ini merupakan skema yang
mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna daripada skema yang lain. Bentuknya
yang tidak terlalu rumit, memudahkan dalam hal query.
(DBMS) yang dipaki oracle, Front end tool (aplikasi
untuk mengakses data warehouse)user merupaka penguna akhir dari system.
Referensi:
http://arief05.blogspot.com/2013/09/studi-kasus-perusahaan-yang-sedang.html
