S.W.O.T

Pengertian / Definisi Analisis SWOT

`Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).

Contoh analisis SWOT yang ada pada diri sendiri :

Strenght : Situasi kondidi yang merupakan kekuatan  seseorang, organisasi maupun sebuah program saat ini yang berperan atau berpengaruh positif di masa yang akan datang.

Strength pada diri sendiri :

- Gampang untuk memberi solusi dari sebuah masalah

- Selalu menjalankan visi dan misi

Weakness : Situasi / kondisi yang merupakan kelemaahan seseorang, organisasi maupun saat ini yang bisa berpengaruh negatif di masa yang akan datang.

Weakness pada diri sendiri :

- Sekali gagal, sulit untuk bangkit kembali

- Ceroboh dan gampang untuk mengambil keputusan

Opportunity : Situasi / kondisi peluang atau kesempatan yang berkembang di masa datang yang terjadi di luar diri sendiri, organisasi, atau sebuah program.

Opportunity pada diri sendiri :

- Menjadi pemain alat musik di gereja untuk mengembangkan bakat terpendam

Threat : Situasi / kondisi yang merupakan ancaman atau hambatan yang dapat mengancam eksistensi seseorang, organisasi atau sebuah program di masa datanng.

Threat pada diri sendiri :

- Selalu merasa pesimis di karenakan banyaknya pesaing yang lebih daripada saya.

Pertemuan 8

The Systems Approach

-          A problem solving technique that uses a systems  orientation to define problems and opportunities and develop appropriate and feasible solutions.

-          Analyzing a problem and formulating a solution involves the following interrelated activities:

- Recognize and define a problem or opportunity using systems thinking

- Develop and evaluate alternative system solutions

- Select the system solution that best meets your requirements

- Design the selected system solution

- Implement and evaluate the success of the designed system

System Thinking

-          Seeing the forest and the trees in any situation by:

o   Seeing interrelationships among systems rather than linear cause and effect chains whenever events occur

o   Seeing processes of change among  systems rather than discrete snapshots of change, whenever changes occur

-          See the system in any situation:

o   Find the input, processing, output, feedback and control components

Initiating Systems Development

-          Systems development initiatives

o   Arise from all levels of an organization

o   Can be planned or unplanned

-          Number of reasons for initiating systems development projects

o   Infrastructure protection, mergers, acquisitions, federal regulations, etc.

Establishing Objectives for Systems Development

-          Overall objective of systems development: achieve business goals, not technical goals

-          Mission critical systems: play pivotal role in attainment

-          Goals defined for an organization also define objectives

-          Critical success factors (CSFs): factors  essential to success of a functional area of an organization

-          Performance objectives

o   Output quality or usefulness

o   Output accuracy

o   Output format quality or usefulness

o   Speed at which output is produced

o   Scalability of resulting system

o   Risk of the system

-          Cost objectives

o   Development costs

o   Costs of uniqueness of system application

o   Fixed investments in hardware and related equipment

o   Ongoing operating costs

Pertemuan 7

Customer Relationship Management

CRM menggunakan teknologi untuk :

-          Menciptakan sistem perusahaan  yang lintas fungsional

-          Mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses  penjualan, pemasaran dan layanan pelanggan untuk berinteraksi dengan pelanggan

-          Menciptakan framework dari web enabled software dan database yang terintegrasi dengan proses bisnis lainnya

CRM applications

Contract and Account Management

-          Membantu sales, marketing dan service professionals

-          Menangkap dan melacak data pada masa lalu dan direncanakan  kontak dengan pelanggan saat ini dan prospek pelanggan selanjutnya

Sales

-          Menyiapkan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan data yang mereka butuhkan untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan

-     Cross selling adalah mencoba untuk menjual pada pelanggan dari satu produk dengan produk terkait

-     Up selling adalah mencoba untuk menjual pada pelanggan produk yang lebih baik dari yang mereka cari

Marketing and Fulfillment

-          membantu para marketing professionals penyelesaikan kampanye direct marketing

Customer Service and Support

-          Melengkapi para tenaga penjualan dengan software danakses database ke database customer yang disediakan oleh bagian sales and marketing

-          Membantu untuk menciptakan, menentukan  dan mengontrol serta mengendalikan permintaan pelayanan

-          Call center software membuat jalur panggilan ke agen customer support berdasarkan keterampilan dan jenis panggilan

-          Help desk software menyediakan data dan saran yang sesuai untuk memecahkan masalah bagi bagian customer service agar dapat membantu masalah pelanggan.

Retention and Loyalty Programs

-          Mencoba untuk membantu perusahaan  mengidentifikasi, memberikan penghargaan

dan memasarkan kepada para pelanggan yang paling setia dan profitable

-          Data mining tools dan analytical software

-          Customer data warehouse

CRM benefits

-          mengidentifikasi dan menargetkan pelanggan terbaik

-          real time kustomisasidan personalisasi produk dan layanan

-          melacak kapan pelanggan melakukan kontak ke perusahaan

-          memberikan pengalaman layanan pelanggan  yang konsisten dan layanan yang unggul dan  dukungan.

Reasons for RCM failures

-          kurangnya pemahaman dan persiapan

-          Mengandalkan pada aplikasi untuk memecahkan masalah tanpa terlebih dahulu mengubah proses bisnis

-          stakeholder bisnis tidak berpartisipasi dan tidak siap

Enterprise Resource Planning (ERP)

Cross functional enterprise system

-          with an integrated suite of software modules

-          yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan

Business benefits of ERP

-          Quality and efficiency

-          Decreased costs

-          Decision support

-          Enterprise agility

Causes of ERP failure

-          meremehkan kompleksitas pengembangan,  perencanaan dan pelatihan

-          kegagalan untuk melibatkan karyawan yang terkena dampak dalam perencanaan dan pengembangan

-          mencoba melakukan terlalu banyak dan  terlalu cepat

-          Kurang cukup pelatihan dalam tugas tugas kerja baru

-          kegagalan untuk melakukan konversi data dan pengujian yang cukup

-          ketergantungan yang lebih pada vendor ERP atau perusahaan konsultan\

Supply Chain Management (SCM)

-          A cross functional  interenterprise system

-          Untuk membantu mendukung dan mengelola hubungan antara proses bisnis utama dari perusahaan

-          Serta pelanggan pemasok dan mitra bisnis

Electronic Data Interchange (EDI)

-          The electronic exchange of business transactions

-          Over the Internet and other networks

-          Between supply chain trading partners

OVERVIEW PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE

1. Project Integration Management

Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.

Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.

• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung

• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan

• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface

• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

Proses dan overview Project Integration Management

Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:

• Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat

dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar

dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan

lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

• Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat

dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,

pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian

jadwal.

• Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat

dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari

perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

• Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan

untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling

efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim

kerja.

• Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan

disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan

kinerja,danpenyelesaian administratif.

• Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan

pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko

dan pengendalian penanggulangan resiko.

• Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk

menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,

perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan

peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan

penyelesaian kontrak.

• Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar

dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.

Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana

proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan

2. Project Scope Management

·        Scope mengacu pada semua pekerjaaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang diguanakan untuk membuatnya.

·        Deliverable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau rapat.

·        Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang atau tidak termasuk dalam proyek.

3. Project Time Management

Ini manajemen waktu proyek, proses menjelaskan bagaimana untuk memantau dan mengontrol waktu yang dihabiskan dalam sebuah proyek.

Ini menggambarkan setiap prosedur Manajemen Waktu langkah-langkah demi menjelaskan bagaimana menggunakan Timesheet dan manajemen waktu log untuk merekam waktu yang diahbiskan.

4. o) Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau terdahulu untuk mencapai tujuan tertentu atau terdahulu untuk sesuatu yang diberikan dibursa.

     - Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar.

o) Biaya Pengelolan Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses ini selesai dalam suatu anggaran yang disetujui.

     - Manajer proyek harus memastikan proyek mereka didefinisikan dengan baik, memiliki waktu yang akurat dan estimates biaya dan memiliki anggaran yang realistis bahwa mereka terlibat dalam menyetujui.

Proses Project Cost Management 

Ada tiga proses project cost management :

o) Cost estimating : mengembangkan suatu pendekatan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk meyelesaikan sebuah proyek.

o) Cost budgeting : Mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasr untuk mengukur kinerja.

o) Cost control : perubahan pengendalian terhadap anggaran proyek. 

5. Project Quality Management

Manajemen Mutu Proyek adalah salah satu proses yang paling penting dalam Siklus Hidup untuk menentukan proyek ini di trek. Pengujian dilakukan selama proses mutu harus peta secara langsung ke persyaratan. Jika tidak, proses tersebut perlu dikaji ulang. Kualitas proses mencakup semua kegiatan organisasi melakukan yang menentukan kebijakan kualitas, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. It menerapkan sistem manajemen mutu melalui kebijakan, prosedur, dan proses perencanaan mutu, jaminan mutu, dan kontrol kualitas, dengan kegiatan perbaikan proses yang berkesinambungan yang dilakukan sepanjang, yang sesuai. Manajemen Mutu sering dikelola manajer lain dan perawatan harus diambil untuk memastikan proyek Anda memiliki sumber daya rekayasa kualitas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Itulah salah satu alasan saya harus sangat ketat tentang membuat hubungan baik dengan semua orang dalam tim proyek. Ini berlaku ganda ketika sumber daya Anda berada dalam organisasi matriks dan tidak melapor kepada Anda.

6. Project Human Resources Management

Proyek manusia sumber daya manajemen melibatkan pengorganisasian dan mengelola sebuah tim proyek. Tim ini biasanya terdiri dari orang dengan spesifik keterampilan dan tanggung jawab. Tim proyek, juga dikenal sebagai staf proyek, harus terlibat dalam rencana dan pengambilan keputusan dari awal proyek. Anggota tim harus merasa diinvestasikan dalam hasil proyek. Hal ini akan meningkatkan loyalitas dan komitmen terhadap tujuan proyek dan sasaran . Jumlah anggota tim dan tanggung jawab mereka dapat mengubah sebagai proyek berkembang. 
Tim manajemen proyek, juga disebut inti, eksekutif, atau tim kepemimpinan, bertanggung jawab untuk perencanaan proyek,pengendalian , dan menutup dan mengambil arahan dari tim proyek.Tanggung jawab proyek yang lebih kecil dapat digunakan bersama oleh tim atau ditunjuk oleh manajer proyek. Manajemen proyek tim dansponsor proyek bekerja sama untuk mengamankan dana, menyederhanakan lingkup pertanyaan, dan mempengaruhi anggota tim. 
Proyek proses manajemen sumber daya manusia termasuk perencanaan sumber daya manusia , memperoleh tim proyek, pengembangan tim proyek dan mengelola tim. Proses yang digunakan beberapa kali, biasanya terjadi setidaknya sekali dalam suatu proyek atau beberapa kali dalam berbagai fase jika proyek terdiri dari berbagai tahapan. Pada kenyataannya, proses bersinggungan dengan satu sama lain dan dengan fase lainnya dan tidak pasti dan nyata seperti yang digambarkan di sini.

7. Project Communications Management

            Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat agar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam hubungan bilateral antar negara diperlukan juga komunikasi yang baik agar hubungan tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Dari kedua contoh di atas dapat kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan seperti hubungan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.

8. Project Risk Management

             Manajemen risiko berkaitan dengan mengidentifikasi risiko dan menyusun rencana untuk meminimalkan efeknya pada sebuah proyek.

            Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi,menganalisis,dan menanggapi risiko di seluruh kehidupan suatu proyek dan demi kepentingan terbaik pertemuan tujuan proyek.

9. Project Procurement Management

            Ini Manajemen Pengadaan proses akan membantu Anda untuk membeli barang dan jasa dari pemasok eksternal.Ini memberi Anda proses pengadaan lengkap danprosedur pengadaan, yang menjelaskan langkah-demi-langkah, bagaimana untuk membeli dari pemasok.Anda akan belajar bagaimana untuk mengeluarkan Purchase Order, menerima dan menyetujui pengiriman, mendukung pembayaran pemasok dan mengelola pemasok terhadap kontrak mereka.